Privacyverklaring

Inleiding

Hieronder vindt u de antwoorden op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Lantis. Lantis treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de context van de privacywetgeving en vanuit die hoedanigheid willen we u via deze pagina informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon. Losse gegevens die samengevoegd kunnen leiden tot de identificatie van een bepaalde persoon vormen ook persoonsgegevens.

Indien u nog vragen hebt bij deze Privacyverklaring kan je altijd terecht bij onze Functionaris voor gegevensbescherming via DPOLantis.be (DPO[at]Lantis[dot]be).

Onderstaande vragen worden op deze pagina beantwoord:

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Lantis?
3. Welk zijn de rechtsgronden om deze persoonsgegevens te verwerken?
4. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?
5. Wat is “geautomatiseerde besluitvorming” en past Lantis dit toe?
6. Welke technieken gebruiken we om de privacy van je persoonsgegevens te beschermen?
7. Hoe lang bewaart Lantis uw persoonsgegevens?
8. Welke rechten hebt u in kader van de verwerking van uw persoonsgegevens?
9. Hoe kan u deze rechten uitoefenen?
10. Hoe worden wijzigingen aan deze Privacyverklaring uitgevoerd?

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De NV van publiekrecht Beheersmaatschappij Antwerpen Mobiel, handelend onder de naam Lantis, staat als verwerkingsverantwoordelijke in voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u de contactgegevens van Lantis:

Sint-Pietersvliet 7 2000 Antwerpen infoLantis.be (info[at]Lantis[dot]be) (voor algemene vragen)

Bij specifieke vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen met de Functionaris voor gegevensbescherming via DPOLantis.be (DPO[at]Lantis[dot]be) of via bovenstaand postadres.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Lantis?

Lantis verwerkt verschillende categorieën van gegevens afhankelijk van het doel van de verwerking:

• Technische identificatiegegevens in kader van het gebruik van de Lantis-website: IP-adres, de laatst bezochte Lantis-webpagina, HTML-inhoud van de pagina (bijv. informatie over het type apparaat en webbrowser dat u gebruikt).
• Identificatiegegevens en financiële gegevens in kader van het aankoopproces, het beheer en de opvolging van de uitvoering van Overheidsopdrachten.
• Identificatiegegevens in kader van externe communicatiedoelstellingen, zoals het versturen van nieuwsbrieven, gebruik, van de Lantis-website, de inschrijving op events.
• Identificatiegegevens, eigendomsgegevens en financiële gegevens in kader van eigendomsverwerving.
• Identificatiegegevens in de context van het parkingbeheer van het gebouw ‘The Beacon’ en de ‘Oosterweelcampus’.
• Identificatiegegevens en financiële gegevens van betrokkenen in kader van schaderegelingen.
• Identificatiegegevens in kader van de rol van Lantis om op externe vragen en klachten te antwoorden (i.e. het ticketingsysteem van Lantis).1
• Identificatiegegevens in kader van het beheer en de uitvoering van contracten.
• Identificatiegegevens in kader van het aanwervingsproces (reguliere aanwervingsproces, jobbeurzen,…).

3. Welk zijn de rechtsgronden om deze persoonsgegevens te verwerken?

Lantis verwerkt persoonsgegevens in het kader van:

a) De uitvoering van wettelijke verplichtingen (zoals de realisatie van het aankoopproces, het beantwoorden van openbaarheidsvragen, het algemene klachtenbeheer of communicatie in kader van klokkenluidermeldingen).

b) De uitvoering van een overeenkomst of contract (zoals activiteiten in kader van eigendomsverwerving, het beheer en opvolging van Overheidsopdrachten, schaderegelingen, financiële transacties, of beheer en uitvoering van contracten).

c) Door uw verleende toestemming (zoals het gebruik van de website via cookies, het parkingbeheer van het gebouw ‘The Beacon’ en de ‘Oosterweelcampus’).

Indien de rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens ‘toestemming’ is, heeft u ten alle tijden het recht om uw toestemming in te trekken. Dit doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens voorafgaand aan het intrekken van de gegeven toestemming.

4. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

De medewerkers van Lantis die verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de doelen zoals hierboven beschreven, hebben toegang tot uw persoonsgegevens op basis van een strikte ‘need-to-know’ basis. Er geldt een toegangsbeperking tot persoonsgegevens binnen Lantis. Zo zullen de persoonsgegevens in kader van vragen of klachten enkel zichtbaar zijn voor de dossierbeheerders en interne medewerkers die input aanleveren voor dergelijke dossiers.

Lantis deelt uw gegevens enkel met derden indien:

• Deze derden optreden als verwerkers ten gunste van Lantis.
• Er gebruik wordt gemaakt van extern(ne) (beheerde) software.

Met verwerkers worden verwerkingsovereenkomsten gesloten ter beveiliging van uw persoonsgegevens.

5. Wat is “geautomatiseerde besluitvorming” en past Lantis dit toe?

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.

Lantis maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

6. Welke technieken gebruiken we om de privacy van je persoonsgegevens te beschermen?

Lantis neemt uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Dit houdt onder andere volgende maatregelen in:

Technische maatregelen

• Strikt toegangsbeheer (digitaal)
• Firewalls
• Antivirussoftware
• Multi-factor authenticatie (MFA)
• Tal van andere IT-technische maatregelen om het netwerk te beveiligen

Organisatorische maatregelen

• Strikt toegangsbeheer (fysiek)
• Opzet van het DPO-Office
• Aanduiding en opleiding van een gecertificeerde Functionaris voor gegevensbescherming
• Sensibilisering rond Phishing voor alle Lantis medewerker
• Externe Audit

7. Hoe lang bewaart Lantis uw persoonsgegevens?

Lantis ziet erop toe dat uw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig om haar verwerkingsdoelen, zoals hierboven beschreven, te realiseren.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van bewaringstermijnen:

• De persoonlijke data in kader van het beheer van Overheidsopdrachten worden bijgehouden voor de looptijd van de Overheidsopdracht.
• Identificatiegegevens in kader voor de inschrijving voor een werfbezoek wordt bewaard zolang de aanvraag voor inschrijving blijft lopen (een ‘opt-out’ is beschikbaar).
• Bezorgde informatie via het contactformulier op de website wordt bijgehouden tot een maand nadat de klacht/vraag is opgelost.
• Persoonlijke informatie die wordt bijgehouden in functie van een eventregistratie, wordt bewaard tot een maand na afloop van het event.
• Identificatiegegevens in kader voor de inschrijving voor de nieuwsbrief wordt bewaard zolang de aanvraag voor inschrijving blijft lopen (een ‘opt-out’ is beschikbaar).
• Persoonlijke data die verwerkt wordt in kader van schadeclaims aan derden wordt bijgehouden tot maximaal 10 jaar (in functie van de gemeenrechtelijke verjaringstermijn).
• Persoonlijke data die wordt verwerkt in kader van het aanwervingsproces wordt 2 jaar bewaard.

Indien u hier meer informatie over wenst, contacteer dan DPOLantis.be (DPO[at]Lantis[dot]be).

8. Welke rechten hebt u in kader van de verwerking van uw persoonsgegevens?

U kan op ieder moment het DPO-Office van Lantis contacteren betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens. U hebt het recht om Lantis op ieder moment te contacteren met het verzoek om:

• Inzage van uw persoonsgegevens;
• Rechtzetting van uw persoonsgegevens met inbegrip van de aanvulling van onvolledige gegevens mochten deze onjuist zijn bijgehouden. Rekening houdend met de doelen van de verwerking heeft u het recht om onvolledige persoonsgegevens aan te laten vullen, bijv. door middel van een aanvullende verklaring;
• Uw persoonsgegevens te laten wissen of beperken. Er rust op Lantis een verplichting onverwijld uw persoonsgegevens te wissen of te beperken:

§ als de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in het kader van het doel waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt;

§ als u uw toestemming voor de verwerking intrekt;

§ als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens en er geen verdere prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de verwerking;

§ als uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze zijn verwerkt.

• De verwerkte gegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm, dan wel om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke in geval dat de verwerking berust op toestemming of een contractuele verbintenis, waarbij de verwerking via een geautomatiseerd procedé wordt verricht.

9. Hoe kan u deze rechten uitoefenen?

U hebt het recht om klacht neer te leggen bij de toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk is op de privacywetgeving.

De toezichthoudende autoriteit in België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel Telefoonnummer: +32(0)22744800 contactapd-gba.be (contact[at]apd-gba[dot]be) www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

De Vlaamse toezichthoudende autoriteit is de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC).

Koning Albert II Laan 15 1210 Brussel Telefoonnummer: +32(0)25532085 contacttoezichtcommissie.be (contact[at]toezichtcommissie[dot]be) www.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie

10. Hoe worden wijzigingen aan deze Privacyverklaring uitgevoerd?

Lantis behoudt het recht om deze Privacyverklaring periodiek te wijzigen, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 4 augustus 2025.